Comment exploiter les outils collaboratifs pour optimiser l’efficacité de son entreprise ?

Une étude menée par Google intitulée « Collaboration changes everything » en 2015 révélait que 73% des entreprises interrogées affirmaient que leur organisation serait plus efficace si les employés pouvaient travailler de manière plus flexible et plus collaborative. Quant aux changements qui auraient le plus d’impact sur la rentabilité globale de leur organisation, 56% des répondants ont classé comme facteur principal une mesure liée à la collaboration.

email

Ce constat est révélateur de l’évolution du fonctionnement de l’entreprise qui voit de nouveaux comportements et usages se développer : télétravail, intrepreunariat, horaires décalés, nouveaux canaux d’échange, digitalisation… Cette nouvelle donne impacte le fonctionnement des entreprises et oblige celles-ci à s’adapter.

Regardons de plus près ce que le marché du collaboratif peut offrir et à quels besoins ces usages peuvent répondre.

Les outils collaboratifs : plus d’immédiateté dans les échanges et dans la gestion de projet

Au-delà de l’image valorisante qu’ils véhiculent, ces outils permettent de créer une forte dynamique d’échange, entre les salariés de l’entreprise mais également entre ceux-ci et l’extérieur (clients, partenaires, fournisseurs …).

L’email, à titre professionnel, reste un basique de la collaboration, mais il est challengé par des outils qui offrent plus d’immédiateté dans les échanges comme, par exemple, les outils de Communication Unifiées. Perçus comme moins chronophages, ils offrent bien souvent une dimension multifonction qui répondra à plusieurs besoins de l’entreprise.

Un des outils qui mérite d’être testé sur le collaboratif est Skype Entreprise (ou Skype for Business) car il regroupe plusieurs fonctionnalités :

– La messagerie instantanée (ou tchat en ligne) permet d’offrir des échanges internes très immédiats sur la gestion de projet par exemple, évitant ainsi le canal mail. Dans des phases de lancement de projet, ce canal peut même être exploité avec les clients pour un suivi de projet en direct.

– La visioconférence ou la call conférence sont également utiles : la réunion du lundi matin peut se faire, malgré des équipes commerciales en déplacement. Le chef de projet en mission chez un client pourra également y participer. Pour des entreprises dont les bureaux sont géographiquement éloignés, les call conférences sont d’usage quotidien. Idem pour le service commercial : les déplacements coûtent cher, donc autant chercher des alternatives viables pour engager une démarche de prospection réussie sans dépenser un budget prohibitif. Sur ces problématiques, en complément de Skype Entreprise, existe l’outil Cisco Webex.

o Enfin, le fait de pouvoir faire du partage de documents Office (Excel, PowerPoint…) à un destinataire ou à un groupe de travail, pendant une conférence, renforce l’efficacité des réunions. C’est tout l’intérêt de l’outil Skype qui permet une interconnexion totale avec les outils de la suite Office : à la fois la messagerie Exchange (organisation de rendez-vous/réunions dans l’agenda depuis Skype), Outlook via une synchronisation des carnets d’adresses (tous les contacts de messagerie sont enregistrés sur Skype). Le fait de bénéficier d’un outil interconnecté au reste de sa suite bureautique reste un élément de productivité et de gain de temps important.

office

Le canal mail reste un outil permettant de valider des décisions importantes d’avancement de projet alors qu’un logiciel de Communications Unifiées (cf. Openhost) permettra quant à lui de faire avancer le projet et fluidifier le process au travers d’une interaction immédiate, sans besoin de passer par la réunion physique.

Centraliser les documents professionnels sur des plateformes collaboratives

Le cabinet Gandys et Ludsen estimait en 2013 qu’en moyenne dans une entreprise de 20 salariés, la perte de temps liée à la mauvaise gestion documentaire représentait chaque jour une perte de 40 à 60 minutes de temps de travail. Créer des espaces collaboratifs pour y héberger les documents de l’entreprise est donc essentiel ! Moins de perte de temps, moins d’égarement de données, plus d’efficacité pour chacun.
Les plateformes collaboratives permettent donc de capitaliser et rassembler les données à un seul endroit, afin que tous les salariés puissent y avoir facilement accès. La création de ce genre de base de données facilite également le phénomène de mobilité, puisque les données sont disponibles hors du bureau, favorisant le télétravail. A titre d’exemple, il existe SharePoint ou encore Qualnet comme plateformes documentaires qui ont fait leurs preuves dans l’univers professionnel.

Prenez donc la vague de la collaboration, elle pourra emmener votre entreprise vers plus d’efficacité.

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Journaliste de formation, j’occupe actuellement la fonction de rédacteur au sein du réseau des sites Internet de services aux entreprises du groupe Libbre.
Je peux justifier d’une expérience de six ans dans la presse quotidienne angevine au sein de trois quotidiens : la Nouvelle République, Ouest-France puis le journal majoritaire en Maine-et-Loire : le Courrier de l’Ouest (2007-2009).

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